Die Ausschreibungen stellen ein wichtiges Mittel zur Generierung des Umsatzes von Kleinstunternehmen und kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) dar. Dennoch zögern einige Unternehmer, sich darauf einzulassen, aufgrund der zahlreichen erforderlichen Verfahren und der relativ hohen Anzahl an Wettbewerbern. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass eine Ausschreibung nur gewonnen werden kann, wenn man alle Chancen zu seinen Gunsten nutzt, insbesondere durch die Erstellung eines soliden Dossiers. In diesem Artikel werden wir Ihnen daher Ratschläge zur Erstellung Ihrer Ausschreibungsunterlagen geben.
Was ist eine Ausschreibung?
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Die Ausschreibung ist ein Verfahren, das es einem Auftraggeber ermöglicht, das am besten geeignete Unternehmen für die Durchführung einer Dienstleistung, Lieferung oder eines Services auszuwählen. Ziel der Ausschreibung ist es, mehrere Unternehmen in Wettbewerb zu setzen, um ein Produkt, eine Dienstleistung oder einen Service bereitzustellen.
Zusätzliche Informationen zur ordnungsgemäßen Erstellung Ihrer Ausschreibungsunterlagen finden Sie wie in diesem technischen Memo.
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Um die Chance zu haben, das ausgewählte Unternehmen zu sein, ist es wichtig, die erforderlichen Unterlagen für die Einreichung einer Ausschreibung so früh wie möglich zu kennen und zusammenzustellen.
Informationen über öffentliche Ausschreibungen einholen
Um so früh wie möglich über die veröffentlichten Ausschreibungen informiert zu werden, gibt es eine Zusammenfassung der Ausschreibungen, die als Öffentliche Ausschreibung (AAPC) bezeichnet wird. Sie enthält den Ausführungsort, den Gegenstand des Marktes, die Losaufteilung, das verwendete Verfahren sowie die Liste der erforderlichen Unterlagen. So können Sie einfach zwischen den Ausschreibungen, die Sie interessieren, und denen, die Ihnen nicht zugänglich erscheinen, unterscheiden.
Einreichung Ihrer Ausschreibungsunterlagen
Nachdem Sie die Ausschreibungen, die Sie interessieren, anhand der AAPC ausgewählt haben, können Sie die Ausschreibungsunterlagen dazu anfordern. Die Ausschreibungsunterlagen sind eine Zusammenfassung der wichtigen Elemente, die Ihre Einreichung für die Ausschreibung bilden müssen.
Das Ausschreibungsdossier gliedert sich in der Regel in drei Hauptteile: das Verwaltungsdossier, das technische Dossier und das finanzielle Dossier.
- Die Verwaltungsformulare: Es gibt eine Vielzahl von Verwaltungsformularen, die im Rahmen einer Ausschreibung ausgefüllt werden müssen. Zwischen den Dokumenten, die Ihr Unternehmen betreffen, und denen Ihrer Umsätze, sowie den Unterlagen Ihrer Mitarbeiter sind all diese Dokumente wichtig und sollten so schnell wie möglich zusammengestellt werden. In diesen Verwaltungsunterlagen müssen Sie auch Ihre Steuerberichte vorbereiten.
- Die Ausschreibungsbedingungen: Dieses Dokument, das im Ausschreibungsdossier enthalten ist, enthält Informationen zu den Zuschlagskriterien der Ausschreibung, Fristanforderungen, Besichtigungen vor der Angebotsabgabe usw.
- Das technische Dossier: Das technische Dossier sollte Ihr Unternehmen, Ihre Ausrüstung, Ihre Räumlichkeiten, Ihr Personal sowie die Erfahrungen, die Sie , Ihr Personal und Ihr Unternehmen haben und die Ihnen ermöglichen, die in der Ausschreibung geforderten Leistungen zu erbringen, präsentieren.
- Der finanzielle Teil Ihres Ausschreibungsdossiers sollte Ihr finanzielles Angebot an den Bieter detailliert darstellen. Geben Sie klar den Betrag an, den Sie anbieten, sowie die verschiedenen Verwendungen, die dafür vorgesehen sind.
Diese Ratschläge sollten Ihnen helfen, Ihr Dossier gut zu erstellen, um bestmöglich auf eine Ausschreibung zu reagieren.