Répondre à un appel d’offres : que mettre dans le dossier ?

Répondre à un appel d’offres : que mettre dans le dossier ?

Les appels d’offres représentent un moyen important pour la constitution du chiffre d’affaires des TPE et des PME. Toutefois, certains entrepreneurs hésitent à s’y lancer à cause des multiples procédures nécessaires et du nombre assez élevé de concurrents. Il faut toutefois savoir qu’un appel d’offres ne peut être remporté que si on met toutes les chances de son côté, principalement en constituant un dossier assez solide. Nous vous présenterons donc dans cet article des conseils sur la constitution de vos dossiers d’appels d’offres.

Un appel d’offres, qu’est-ce que c’est ?

L’appel d’offres est une procédure qui permet à un commanditaire de choisir l’entreprise qui est la plus appropriée pour réaliser une prestation de travaux, de fournitures ou de services. Le but de l’appel d’offres est de mettre plusieurs entreprises en concurrence pour fournir un produit, une prestation ou un service.

Vous trouverez des informations supplémentaires pour bien constituer votre dossier d’appels d’offres comme ce mémoire technique.

Pour avoir une chance d’être l’entreprise retenue, il est important de connaitre et de réunir le plus tôt possible les dossiers nécessaires à la soumission à un appel d’offres.

S’informer sur l’avis d’appels publics à concurrence

Afin d’être informé le plus tôt possible des avis d’appels d’offres lancés, il existe un résumé des appels d’offres appelé l’Avis d’appel public à la concurrence (AAPC). Il contient le lieu d’exécution, l’objet du marché, l’allotissement, la procédure utilisée ainsi que la liste de dossiers exigés. Vous pourrez ainsi faire facilement le tri entre les appels d’offres qui vous intéressent et ceux qui ne vous semblent pas accessibles.

Soumettre votre dossier d’appel d’offres

Quand vous aurez choisi les appels d’offres qui vous intéressent avec l’AAPC, vous pourrez retirer les dossiers de consultation des entreprises relatifs à ceux-ci. Le dossier de consultation des entreprises est un résumé des éléments importants qui devront composer votre soumission à l’appel d’offres.

Le dossier d’appel d’offres se subdivise généralement en trois grandes parties : le dossier administratif, le dossier technique et le dossier financier.

  • Les formulaires administratifs : il y a un grand nombre de formulaires administratifs à remplir dans le cadre d’un appel d’offres. Entre les documents relatifs à votre entreprise et ceux de vos chiffres d’affaires, ainsi que les fiches de vos employés, ces documents sont tous importants et devraient être réunis le plus vite possible. Vous devrez dans ces documents administratifs préparer aussi vos rapports fiscaux.
  • Le règlement de la consultation : ce document présent dans le dossier de consultation des entreprises contient des informations relatives aux critères d’attribution de l’appel d’offres, des exigences de délais, des visites avant réponse, etc.
  • Le dossier technique : le dossier technique doit présenter votre entreprise, vos équipements, vos locaux, votre personnel ainsi que les expériences que vous, votre personnel et votre entreprise possédez et qui vont vous permettre d’exécuter les prestations demandées dans l’appel d’offres.
  • La partie financière de votre dossier d’appel d’offres doit détailler votre offre financière au soumissionnaire. Indiquez clairement le montant que vous proposez ainsi que les différentes utilisations qui en seront faites.

Ces conseils devraient donc vous aider à bien constituer votre dossier afin de répondre au mieux à un appel d’offres.